Архивная обработка электронных (цифровых) документов

Осознание того, что мы не контролируем наличие документации компании, может вызвать раздражение и даже тревогу. Что делать, если есть необходимость предъявить какие-то документы (например, в случае проверки или при необходимости срочно найти и показать руководителю) и возникают трудности с их оперативным поиском?

Архивная обработка документов является неотъемлемым элементом функционирования компании. Как это сделать? Какие правила следует соблюдать? Каковы правила хранения и архивирования документов компании? Откройте для себя проверенные решения ООО «АйТи Финанс», гарантирующие безопасность и легкий доступ к документам.

Лучший способ хранения документов для оперативной работы с ними – оцифровка – перевод документов в электронный вид.

Архивная обработка документов – особенности

  • Вопреки мнению о простоте хранения документов – это достаточно сложная процедура, которая должна соответствовать внутреннему регламенту организации и приказам и положениям, принятым на законодательном уровне. Для каждых групп документов определены свои сроки хранения, способы сбора и хранения данных.
  • Документы должны быть сгруппированы в соответствии с темой или типом документа. Следует соблюдать хронологический порядок, а сгруппированные файлы должны быть четко описаны, чтобы облегчить поиск конкретных документов.
  • Однако самым важным аспектом является безопасность — файлы должны храниться в надежном месте, доступ к которому имеют только авторизованные лица.
  • Для удобства работы с документами система их учета должна быть простой и хорошо организованной.
  • Архивирование в электронной версии требует создания резервных копий и наличие специалиста в штате организации.

Компания ООО «АйТи Финанс» - профессионалы в области защиты документов и информации. Доверив задачу опытным специалистам, вы обеспечите эффективное управление данными и профессиональную защиту.

Принципы архивирования бухгалтерских документов

  • Архивная обработка бухгалтерских документов
    С первого января 2022 года обязателен к применению ФСБУ 27/2021, регламентирующий особый порядок хранения бухгалтерских документов. Их спектр достаточно широк, это бухгалтерские и налоговые расчеты и регистры, копии кассовых документов, банковские выписки, приходные и расходные ордера, бухгалтерская отчетность, налоговые декларации и т.д. Бухгалтерская документация содержит персональные данные сотрудников, конфиденциальную информацию о сделках и контрагентах. Поэтому организации следует позаботиться о специальной защите данных. С одной стороны, документы должны быть защищены от посторонних глаз, а с другой доступны сотрудникам для оперативной работы.
  • Архивная обработка кадровых документов
    При соблюдении специальных мер Трудовой кодекс РФ разрешает организациям использовать электронные кадровые документы вместо бумажных. При архивировании кадровых документов организация должна хранить их таким образом, чтобы гарантировать их конфиденциальность, целостность, полноту и достоверность. Кадровая документация включает в себя: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, трудовые книжки, договоры с работниками, приказы, табели, заявления и т.д.

Архивная обработка документов от ООО «АйТи Финанс»

Хранение документации часто является длительным и достаточно сложным процессом. Возложение обязанности по архивированию файлов компании на специализированную стороннюю компанию дает ряд преимуществ. Выбирая услугу внешнего хранения документации ООО «АйТи Финанс», вы получите:

  • Автоматизированный сервис для автоматического распознавания и хранения документов. Автоматическое распознавание бумажных документов всех форматов.
  • Многопользовательский доступ и возможность удаленной работы с документами. Наш сервис позволяет объединять работу сотрудников в офисе и на удаленной работе, не мешая никому из них.
  • Удобную систему загрузки, хранения и поиска документов в Онлайн-режиме. Интуитивно понятный интерфейс не требует обучения или содержания квалифицированного специалиста. Работать с программой может любой сотрудник организации.
  • Быстрый поиск документов из любой точки мира и с любого устройства.
  • Безопасность данных. Мы отвечаем за безопасность ваших данных. Вся информация передается исключительно по защищенным каналом связи и хранится в DATA-центре, лицензированном Центробанком. Все процессы передачи и хранения информации находятся под нашим постоянным контролем.

Мы - специалисты в области архивирования документов, но не останавливаемся на достигнутом. Непрерывное развитие и безопасность являются нашими приоритетами. Мы постоянно инвестируем в инновационные технологии для повышения уровня наших услуг. Ознакомьтесь с нашими решениями и узнайте о возможностях, которые могут улучшить работу вашей компании.