Архивирование документов заключается в сборе, правильной систематизации и защите документов, подтверждающих хозяйственную деятельность организации. С введением электронной отчетности и электронного документооборота все больше компаний переходят на электронные архивы. Это связано прежде всего с удобством доступа к документам и контролем за их сохранностью.
Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных документов, либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. При этом срок нахождения документа в архиве значения не имеет.