Хранение электронных документов в архиве

Архивирование документов заключается в сборе, правильной систематизации и защите документов, подтверждающих хозяйственную деятельность организации. С введением электронной отчетности и электронного документооборота все больше компаний переходят на электронные архивы. Это связано прежде всего с удобством доступа к документам и контролем за их сохранностью.

Электронный архив создается при помощи специального программного обеспечения или своими силами и представляет собой набор упорядоченных скан-копий бумажных документов, либо электронных документов организации. Смысл электронного архива в том, что любой работник, имеющий право просматривать тот или иной документ, знакомится с ним, не отходя от рабочего места. При этом срок нахождения документа в архиве значения не имеет.

Особенности архивации электронных документов

Хранение электронных документов имеет ряд неоспоримых преимуществ:

  • Структурированное хранение документов. Сотрудник сможет самостоятельно найти документы, не привлекая к поиску других работников.
  • Удаленный доступ. Есть возможность работать с документами из любой точки мира
  • Безопасное хранение. Нет риска порчи или потери важных документов.
  • Снижение финансовых затрат. При электронном хранении документов нет необходимости в большом количестве сотрудников архивной службы.

Сроки хранения

Сразу оговоримся, что «срок исковой давности» не имеет ничего общего со сроками установленными Росархивом.

Все электронные документы содержат одно общее правило: электронные документы хранятся в течение тех же сроков и по тем же правилам, что и бумажные дела.

  • Что касается бухгалтерской документации, в большинстве случаев сроки хранения составляют 5 лет (помните о начале отсчета с 1 января года следующего за тем, когда документ был окончен).
  • Срок хранения годовых отчетов и аудиторских заключений – 10 лет.
  • Дольше всего необходимо хранить данные по заработной плате, табели учета рабочего времени, трудовые договоры и т.д. – хранятся в архиве не менее 50 лет.

Обратитесь к специалистам компании ООО «АйТи Финанс», которые экспертно проконсультируют вас по вопросам хранения документов в электронном архиве.