Хранение бухгалтерских, кадровых и любых других документов, подтверждающих факты хозяйственной деятельности предприятия – это не только желание, но и обязанность всех компаний. Порядок хранения документации регламентирован Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов для всех организаций независимо от их форм собственности. Кроме того, с января 2022 г. стал обязателен к применению ФСБУ 27/2021, регламентирующий хранение бухгалтерских документов.
Для разного типа документов предусмотрен свой срок хранения. Документы бухучета, бухгалтерскую, финансовую отчетность хранят не менее пяти лет после истечения отчетного года. Отдельные документы по личному составу работодатель обязан хранить до 75 лет и не могут быть уничтожены до окончания срока хранения. За хранение документов в организации отвечает руководитель (ст. 29 закона № 402-ФЗ) или иной уполномоченный сотрудник.
На сегодняшний день помимо бумажного документооборота существует еще и электронный. Для таких документов также необходим свой регламент хранения и использования.