Электронный архив

Хранение бухгалтерских, кадровых и любых других документов, подтверждающих факты хозяйственной деятельности предприятия – это не только желание, но и обязанность всех компаний. Порядок хранения документации регламентирован Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов для всех организаций независимо от их форм собственности. Кроме того, с января 2022 г. стал обязателен к применению ФСБУ 27/2021, регламентирующий хранение бухгалтерских документов.

Для разного типа документов предусмотрен свой срок хранения. Документы бухучета, бухгалтерскую, финансовую отчетность хранят не менее пяти лет после истечения отчетного года. Отдельные документы по личному составу работодатель обязан хранить до 75 лет и не могут быть уничтожены до окончания срока хранения. За хранение документов в организации отвечает руководитель (ст. 29 закона № 402-ФЗ) или иной уполномоченный сотрудник.

На сегодняшний день помимо бумажного документооборота существует еще и электронный. Для таких документов также необходим свой регламент хранения и использования.

Ведение электронного архива компании

Документация предприятия может храниться в офисе, в каждом отделе по месту нахождения сотрудников, в отдельном помещении организации, а также может быть передана на компаниям-архивариусам, которые профессионально занимаются архивированием и хранением документов. Самое главное – обеспечить целостность данных к этому типу документов и защитить их от повреждения или уничтожения.

В связи с расширением электронного документооборота организации нужно наладить порядок хранения и таких документов. Их можно держать в электронном виде, а распечатывать при необходимости.

Содержание бумажного архива требует от организации больших финансовых и временных затрат. Руководителю необходимо обеспечить содержание архивной службы. Это, во-первых, помещение для хранения, во-вторых, штат архивариусов, которые разбирают и описывают документы, а также их рабочие места, заработная плата, налоги и т.д. Более того, невозможность удаленной работы, невозможность работы нескольких сотрудников с одним документом, потеря и порча документов и так далее.

Выход из этой ситуации - электронный архив документов. Электронное хранение имеет массу преимуществ перед бумажным архивом:

  • Структурированное хранение документов. Сотрудник сможет самостоятельно найти документы, не привлекая к поиску других работников.
  • Удаленный доступ. Есть возможность работать с документами из любой точки мира.
  • Безопасное хранение. Нет риска порчи или потери важных документов.
  • Снижение финансовых затрат. При электронном хранении документов нет необходимости в большом количестве сотрудников архивной службы.

Компания ООО «АйТи Финанс» предлагает комплексные услуги, связанные с электронным хранением документов на базе собственного программного обеспечения ИС «ФинИнтелл».

Собственные, разработанные методы оцифровки и хранения документов позволяют выполнять работу в таком формате, который не мешает повседневной рабочей деятельности клиента.


Высочайший уровень безопасности данных в электронном архиве

Несомненным преимуществом нашей организации является высокий уровень безопасности данных. Мы используем несколько уровней защиты, начиная от разграничения прав доступа сотрудников клиента внутри архива, заканчивая использованием внешнего защищенного DATA-центра.

Особенности создания архивов от ООО «АйТи Финанс»

Электронный архив ИС «ФинИнтелл» - информационная система структурированного хранения документов в оцифрованном виде, которая обеспечивает удобный поиск и доступ к документам с учетом разграничения прав доступа.

ИС «ФинИнтелл» самостоятельно распознает документы при загрузке, определяет их тип номер, дату, наименование контрагентов и систематизирует в архиве. Сотруднику необходимо лишь загружать в систему электронные файлы. Формат файла может быть любым.

Имеем большой опыт архивирования документов. Это позволяет нам работать быстро, точно и эффективно. Использование нашей системы электронных архивов не создает дополнительной нагрузки на персонал компании-клиента, а наоборот высвобождает рабочее время сотрудников, трудовые и финансовые ресурсы.

ООО «АйТи Финанс» - профессиональные и высококачественные услуги по созданию и ведению электронных архивов.